Objecte i funcions bàsiques
- Assegurar la qualitat dels processos administratius i de gestió a SAP GM (Grant Management) i, en particular, de justificació a donants dels contractes i subvencions (grants) de l’àrea de salut internacional, respectant el seu compliment normatiu o contractual.
Funcions auxiliars o secundaries
Seguiment comptable i administratiu dels contractes i subvencions (grants):
o Revisar els arxius electrònics (bbdd de GESEM, excels) i físics de la documentació comptable (factures) rebuda dels diferents projectes i sites, incloent-t’hi procediments clau (p.e: arqueigs de caixa, conciliacions bancàries, transferències de diners, tipus de canvi) assegurant estàndards de qualitat comptable.
La revisió inclou:
- Qualitat documental de les factures i de la resta de documents comptables.
- Coherència entre les despeses imputades per grant i el seu pressupost aprovat.
- Elegibilitat de les despeses imputades per grant (despesa subvencionable segons normativa o contracte de cada grant).
o Proporcionar feedback a sites i partners de les incidències de la comptabilitat i de pressupost detectades i realitzar seguiment i acompanyament per la seva correcció i implementació.
Participació en el seguiment pressupostari dels grants amb l’Assesor de Cartera:
o Elaboració i revisió mensual dels llistats de despesa per partida (sponsor class), unitat de gestió (sponsor programme) i grant i preparació de taules i resums d’execució pressupostaria.
o Participació amb l’Assessor de cartera en l’anàlisi del seguiment pressupostari dels grants amb els investigadors i definició d’actuacions correctores (p.e: reimputacions, canvis de partides, pròrrogues). Justificacions econòmiques dels grants i presentació d’informes als finançadors:
o Previsió i control de terminis de presentació d’informes econòmics ja siguin parcials o finals.
o Assegurar el compliment normatiu de cada finançador per tal que la despesa imputada respongui a la normativa de la convocatòria o a les obligacions contractuals.
o Assegurar el compliment normatiu referent a tota la documentació administrativa requerida pel finançador (p.e: contractes, licitacions, donacions, obres i construccions, etc).
o Resposta a les revisions i auditories econòmiques externes dels grants.
Altres:
o Mantenir un sistema d’arxiu electrònic i físic dels grants actualitzat i organitzat.
o Participació en la definició de taules de derivació (lligar partida pressupostaria amb pla comptable) amb l’equip de comptabilitat / finances o Mantenir la informació a SAP GM actualitzada.
o Donar suport a l’equip de projectes en la gestió i incidències durant el cicle de vida del projecte i participar en la consolidació i adequat funcionament de la cartera de serveis de la OCI.
PERFIL
Habilitats / Competències
Compromís: Secundar els objectius de la organització; persona analítica i metòdica, que estigui enfocada en millorar processos i aportar idees.
Motivació: Capacitat per engegar nous processos i començar a estructurar una àrea
Iniciativa Coordinada amb altres persones de l’equip. Posar per endavant la consolidació a la innovació. Cooperació Treball d’equip
Comunicació Compartir la informació la feina requereix d’un alt nivell de transversalització.
Formació /Experiència
Formació (requeriments mínims)
• Formació universitària en l’àmbit de l’Administració d’empreses (Diplomat empresarials, ADE o similar), preferentment amb cert bagatge en comptabilitat.
• Coneixement nivell mig d’angles (comprensió escrita fonamental)
• Es valorarà formació en gestió de projectes de Cooperació o de Recerca
Experiència (requeriments mínims)
• Es valorarà experiència en departaments de gestió de pressupostos o comptabilitat.
• Es valorarà experiència en gestió de projectes de Cooperació internacional i/o recerca.
Idiomes
Angles (parlat i escrit), Català, Castellà
Altres ( Informàtica ) SAP, Office, Windows, Internet. |
